En elev kan bli arkiverad automatiskt enligt de inställningar man gjort eller manuellt. Nedan beskrivs hur de olika sorternas arkivering görs. Så snart en kund arkiveras så börjar information på den rensas enligt de GDPR regler som finns i aSTRa WEB, exakt vad som rensas hittar man i dokumentet Implementering av GDPR i aSTRa WEB.

Manuell arkivering

För att arkivera en kund/elev söker du fram den i Verksamhet, fliken Kunder och markerar den, dvs klickar 1 gång på den. Därefter klickar du på ikonen Arkivera.

Du får nu upp en dialogruta som berättar status på kunden/eleven. Där ser du om det finns något saldo på eleven, om den har några lektionssaldo kvar eller om den är bokad på någon tid i framtiden. 

Det går bra att arkivera en kund/elev även om den har ett saldo, men som texten säger så kommer bokningarna att avbokas när arkiveringen göra. Vill man fortsätta så att eleven blir arkiverad klickar man här OK och vill man inte det så klickar man avbryt. 

Automatisk arkivering

Det finns två olika sorters automatisk arkivering. Dessa styrs via villkor som eleven/kunden ska uppfylla för att bli arkiverad. 

Arkiveringsdatum på varje kund

Den första görs på varje elev och är ett datum som man ställer in på eleven när den ska arkiveras. Denna inställningen hittar man genom att söka fram eleven/kunden och öppna den. Därefter väljer man fliken Uppgifter och hittar under rubriken Status fältet Autoarkiveringsdatum. Där fyller man i datumet man vill att just denna eleven/kunden ska arkiveras.

Standardinställning för autoarkivering

Den andra autoarkiveringsfunktionen gäller för alla kunder/elever i systemet. Denna inställning hittar du under Inställningar och fliken Elev. 

Genom att klicka i bocken Aktivera autoarkivering så får du fram inställningar för antalet dagar som du vill ska gälla för kriterierna som står listade här. 

Tex om du skriver en 3:a i rutan Antal dagar (x) så kommer X:et i raderna ovanför bytas ut till 3 och 90 i rutan antal dagar (Y) så byts Y i raderna ovanför, dvs

• Eleven har en utbildning med behörighet arkiveras 3 dagar efter det datum då de senast var aktiva
• Eleven har en utbildning utan behörighet (t.ex. introduktion) och är godkänd på den 3 dagar efter det datum då de senast var aktiva
• Eleven har en utbildning utan behörighet och är inte godkänd på den arkiveras  90 dagar efter de senast varit aktiva

Glöm inte klicka på spara när du gjort dina inställningar.