Elevsaldo är en flerfunktionsvoucher och fungerar som ett bankkonto, d.v.s. eleven har pengar innestående och kan utnyttja dessa fritt till lektioner, kurser, böcker osv. Man kan ha både positivt och negativt saldo på elevsaldo. Vid insättning av elevsaldo sker ingen momsbetalning, utan det sker först vid debitering av lektioner, böcker osv. Ett negativt saldo betyder att eleven har handlat på krita, eller har en utestående faktura. 

När eleven betalar in pengar till sitt Elevsaldo bokförs (ett verifikat görs att användas till bokföringen) pengarna in på ett balanskonto i bokföringen. Vilket kontot som används ställs in i Baskonto under Inställningar/Kassa.

När man sedan debiterar eleven för lektioner, böcker eller annat i kassan så dras pengarna från elevsaldot. Nu sker den egentliga försäljningen och man betalar moms, och det kommer ut ett kvitto. Det är t.ex. inte någon skillnad mellan ett kvitto med elevsaldo eller kontant som betalsätt.

Ett problem som kan uppstå med elevsaldo är att, om man säljer ett paket med t.ex. 5 körlektioner, en Risk1, en Risk2 och en uppkörning, så hinner eleven ev. förbruka det insatta kapitlet (om eleven ex. kör 10 körlektioner), innan eleven kommer till uppkörningen. Eleven reagerar då negativt, eftersom denna köpt ett paket med 5 körlektioner och en Risk1, en Risk2 och en uppkörning. Att sälja specifika paket mot elevsaldo är inte heller rätt eftersom eleven inte köper något i egentlig mening när de köper elevsaldo utan sätter endast undan pengar att utnyttjas på trafikskolan.

Skillnad Elevsaldo och Lektionssaldo

aSTRa WEB kan hantera förskott på 2 sätt, det ena kallas Elevsaldo och det andra Lektionssaldo. Enkelt förklarat så är elevsaldo odefinierat (flerfunktionsvoucher) och kan användas till vad som helst, medan lektionssaldo är definierat (enfunktionsvoucher) och kan bara användas till det som avser. I och med att Elevsaldo är odefinierat så momsas pengarna när tjänsten eller varorna utförs då intäkten bokförs, medan med lektionssaldo momsas pengarna direkt vid försäljning eftersom man vet vad försäljning avser men intäktsförs inte förrän tjänsten utförs.

Man kan använda sig utav båda sätten samtidigt, men det rekommenderas att man använder ett av dem eftersom det underlättar det dagliga arbetet. Mer om vad Lektionssaldo är och innebär kan man läsa om i guiden Vad är Lektionssaldo.