I Optima finns möjligheten att skicka ut 2 olika sorters dokument för att få dem digitalt signerade (vi arbetar även på att denna funktionen ska bli möjlig på egenskapade dokument i framtiden).
De två dokument som finns är Skolans villkor och Ekonomiskt ansvar.
Inställningar
För att komma igång med detta så går du först till Kommunikation/Mallar, där du hittar de två standardmallarna, Skolans villkor och Ekonomiskt avtal.
Du klickar på ”Ändra villkor” respektive ”Ändra ytterligare information” på mallarna för att lägga in din egna text. På Skolans villkor styr du helt själv vilken text du vill ha men kan med fördel använda den mall som STR tillhandahåller som stöd. Du hittar den här: Mall för avtalsvillkor till Elevcentralen. När det gäller Ekonomiskt ansvar så finns det en grundtext men du kan göra egna tillägg om du vill det.
För att se hur dokumentet kommer att se ut när kunden får det så kan du klicka på knappen Ladda ner exempel.
Du kan även justera den text som skickas ut med sms och/eller visas på Elevcentralen.
Skicka ut dokument för signering
När inställningarna är gjorda dyker funktionen upp inne på elevkortet.
Skolans villkor finns på alla elever medan Ekonomiskt avtal finns på de som är minderåriga. Du hittar dem på högra sidan av elevkortet. Du kan skicka ut skolans villkor till alla elever och kontaktpersoner. Ekonomisk avtal kan du skicka till de som är fakturakontakter på minderåriga elever.
För att initiera en signering klickar du på någon av dokumenten på elevkortet. Du får då upp en dialog gällande vem som ska signera. Kunden får det genom att gå in på elevcentralen och du kan välja att skicka ut det via SMS (observera att kostnad för sms tillkommer).
När du begärt att få ett dokument signerat så syns det på elevkortet vem avtalet är skickat till och att du nu väntar på att det ska bli signerat.
Eleven/Kontaktperson signerar
Eleven kan nu gå in antingen Elevcentralen eller till sitt sms och signera.
Så här ser det ut på Elevcentralen
Så här ser det ut om om eleven får ett sms och signerar via länken i mobilen:
När signeringen är klar
När dokumentet blivit signerat, antingen på elevcentralen eller på mottagarens mobil så kommer det dyka upp ett meddelande i Optima om att signeringen har skett. Det visas även inne på elevkortet att signeringen är mottagen.
Det signerade dokumentet ligger sparat under elevens dokument på elevkortet och på Elevcentralen.
Uppföljning
För att kunna följa upp utskick av dokument för signering finns det även den rapport som visar vem dokumenten är skickade till och om det är signerat eller om du behöver skicka en påminnelse. Rapporten hittar du under Rapporter i stora menyn, i kategorin Trafikutbildare. Den heter Undertecknade dokument.
Kommentarer
5 kommentarer
Jag hade önskat att man kan skicka signeringen via e-post också.
Vi önskar också att man ska kunna se i en rapport vilka som har godkänt, samt att skolan kan få ett mejl om när någon har godkänt.
Hej
Rapporten hittar du under Rapporter i stora menyn, i kategorin Trafikutbildare. Den heter Undertecknade dokument.
När man har möjlighet till att skicka flera olika digitala dokument så önskar vi att inte alla (prickar) dokument finns på alla elever då de inte har behov av dessa. Det kan tex. gälla dokumentet att målsman får ta del av utbildningen när de fyllt 18 år, eller när vi ska boka prov för MC om det är en bilelev. Kort och gott vi kommer att ha 8 olika dokument och då känns det onödigt med 8 prickar på varje kund om det normalt brukar vara 3 prickar. Önskvärt vore att man har tillgång till dokumenten men kan välja vilken kund som ska ha vilket dokument.
Camilla Gelinder
Kul att du använder funktionen, alla önskemål vill vi gärna ha i via Önskemålsportalen, du hittar den här: Önskemålsportal
logga in för att lämna en kommentar.