I Optima kan man välja vilken inbetalning som ska gälla för vilken köpt artikel. Det innebär att man måste koppla ihop varje inbetalning med försäljningsraden på kundens konto. Detta kan man göra på olika sätt beroende på hur försäljningen sker. (För att se hur konteringarna ser ut för detta se Vad händer i bokföringen när man kopplar en inbetalning till en Ej fakturerad försäljning?)

Oanvänt saldo
Eleven har satt in ett saldo på sitt konto via elevcentralen eller skolan har satt in en betalning på elevenskonto via knappen Betalning.

I dessa kan du hitta att eleven en summa att använda i posten Oanvänd betalning. Det finns också en summa i Ej fakturerad försäljning.

Det kan tex se ut såhär:

Denna elev har satt in 1000kr som behöver kopplas ihop med en Ej fakturerad försäljning.

Ofakturerad försäljning

För att se vilka artikelrader som ännu inte är betalda på eleven så titta du i reskontran på eleven. Varje rad som har en blå märkning med texten Kan faktureras har ännu inte kopplats ihop med en inbetalning

Ihopkoppling av betalning och försäljning

För att koppla inbetalningen till en ofakturerad rad så väljer du en fakturatyp. Om inbetalningen täcker hela beloppet eller om eleven står framför dig och ska betala in resterande belopp direkt så väljer du Kontantfaktura.

I annat fall så väljer du Swish- eller Billecta-faktura så skickas en faktura på resterande belopp till kunden.

När du valt fakturatyp så väljer du vilka artikelrader som ska vara med på fakturan. 

När du klickar på Nästa så kommer du till en ruta där du kan inkludera förskottsbetalningen, dvs de saldot som finns oanvänt på eleven (denna är som standard ikryssad). Du kan även se hur mycket som är tillgänglig och om de artikelraderna som du valt överskrider Oanvänd betalning så väljer du det betalsätt som eleven betalar det. (OBS detta gäller endast kontantfaktura, vid övriga fakturatyper så är betalmedlet för överskjutande summa förbestämt)

Du klickar dig vidare men knappen Nästa och slutför fakturan.

Nu har summan i Oanvänd betalning minskat och även Ej fakturerad försäljning har minskat och märkningen på de vald raderna har ändrat till en grön Betald.