OBS! Längst ner i denna artikeln hittar du hela det dokumentet som denna artikeln är baserad på. 

Hur försäljning registreras i Optima

I Optima beräknas din försäljning automatisk baserat på leveranstidpunkten för en aktivitet – till de priser som dessa aktiviteter är upplagda med. Till exempel kommer en körlektion som är planerad i kalendern 3. Januari kl. 12.00-13.00 och är prisat till kronor 800, "debiteras" automatiskt 3:e Januari klockan 13.00.

I Optima är det alltså inte nödvändigt att bekräfta att en aktivitet har ägt rum genom att debitera. Du måste dock korrigera manuellt om en aktivitet inte har inträffat eller har ändrats innan månadsstängning (se avsnittet ”Månadsstängning” nedan).

Konto för upplupna intäkter (levererat ej fakturerat)

När en försäljning skett i Optima som ännu inte blivit fakturerad och/eller betald så konteras detta mot ett interimskonto för upplupna intäkter. Som standard är detta konto 1790 men som många andra konton kan detta ändras till det konto man själv väljer att använda. Att ändra konto görs på kontoinställningar under företagsinställningar. Om man har fakturerat allt som blivit levererat vid ett månadsskifte ska detta konto vara 0.

Konto för momsade förskott

När en försäljning av en specifik artikel (tex paket) skett i Optima som ännu inte blivit utförd så konteras detta mot ett interimskonto för redan momsade förskott. Som standard är detta konto 2420 men som många andra konton kan detta ändras till det konto man själv väljer att använda. Att ändra konto görs på kontoinställningar under företagsinställningar.

Konto för omomsade förskott

När en insättning av pengar skett i Optima som ännu inte använt till en försäljning så konteras detta mot ett interimskonto för omomsade förskott. Som standard är detta konto 2422 men som många andra konton kan detta ändras till det konto man själv väljer att använda. Att ändra konto görs på kontoinställningar under företagsinställningar.

Månadsstängning

I Optima registreras ekonomiska aktiviteter (t.ex. en körlektion är levererad). Under dom första dagarna efter månadens slut är det också möjligt att efterregistrera och korrigera ekonomiska transaktioner (transaktioner som påverkar omsättning eller huvudböcker) under föregående månad.

För att undvika fel vid redovisning blir systemet för ekonomiska transaktioner låst ett visst antal dagar efter månadens slut (i skolinställningarna kan du själv välja antal dagar).

OPTIMA- TVÅ EXEMPLEN PÅ OLIKA METODER FÖR REDOVISNING

Exempel 1. Enklaste redovisningen

• När räkenskapsperioden är stängd, kan du ta ut rapporten som heter ” Summering av verifikat” och bokföra enligt den.  Rapporten inkluderar det som trafikskolan har levererad i perioden (oavhängig av om det är fakturerad eller ej).  Det är därför inte nödvändigt att periodisera in ofakturerad försäljning. 
• Trafikskolan eller trafikskolans redovisningsbyrå registrerar alla belopp från den högre kolumnen i redovisningssystemet och man är klar med själva bokföringen. 
• För att avstämma bank och andra betalningar tar man ut rapporten ”Betalningar per typ” för aktuell period. Den rapporten visar alla betalningar registrerad i Optima och kan matchas med kontoutskrifter från bank, avräkningsnotan från Swish, etc.
• Dom olika rapporten skickas till redovisningsbyrån, och är tillräcklig som verifikat/dokumentation för bokföringen.
  

Exempel 2. Redovisning med SIE-fil 

Precis som i aSTRa låter Optima trafikskolan extrahera en SIE-fil som kan importeras till redovisningssystemet.

Eftersom det i Optima är möjligt att göra korrigeringar innan räkenskapsperioden är stängd, är det viktigt at man inte tar ut SIE-filen före räkenskapsperioden är stängd.

För en fullständig beskrivning av ekonomi-funktionera i Optima så kan du ladda hem dokumentet Ekonomi och Fakturering i Optima som är bifogat till denna artikeln.