Efter migreringen kommer skolan ha tillgång till en begränsad inloggning i aSTRa WEB i 6 månader. I samband med att STR genomför migreringen kommer alla befintliga användare förutom 1 att tas bort, den kvarvarande kommer att begränsas så att inga bokningar, inställningar eller liknande kan göras. Den öppna användaren kan fortfarande söka fram elever och rapporter i aSTRa WEB.  

Organisation

Grundläggande information om organisationen som finns under Inställningar/System migreras.

Kopplingar till avtal för Billecta och NETS migreras.

Elev

Det som migreras på en elev är uppgifter på elev så som namn, personnummer, adress och mobilnummer.

De elever som migreras är Elever som är aktiva dvs inte arkiverade.

Dessutom migrerar vi inte de elever som uppfyller kraven nedan även om de är aktiva, dvs för att vi inte ska ta med dem i migreringen så måste alla dessa kraven vara uppfyllda:

• Eleven har varit inaktiv i x antal dagar (anges nedan)
• Eleven har inga framtida bokningar
• Elevens sista köp är äldre än 90 dagar
• Elevens saldo är 0 kr
• Elevens lektionssaldo är 0 kr
• Elevens senaste inloggning i Elevcentralen är äldre än antalet inaktiva dagar
• Elevens "Passiv till"-datum ska vara äldre än antalet inaktiva dagar
• Eleven är inte sparad under antalet inaktiva dagar

Dagarna avgörs på följande kriterier

• Eleven har en utbildning med behörighet: X dagar
• Eleven har en utbildning utan behörighet (t.ex. introduktion) och är godkänd på den: X dagar
• Eleven har en utbildning utan behörighet och är inte godkänd på den: Y dagar
  
  

Antal inaktiva dagar för elever som har utbildning med behörighet

Antal dagar (X) = 730

Antal inaktiva dagar för elever som har utbildning utan behörighet

Antal dagar (Y) =730

Eventuella inställningar på målsman respektive anhörig migreras in i Optima som kontaktperson.

Utbildning på elev, alla aktiva utbildningar på eleven migreras in i Optima även riskutbildningarna och introduktionsutbildningen blir en egen utbildning.

Elevsaldo

Oavsett om eleven ha ett positivt eller negativt elevsaldo migreras det in i Optima.

Lektionssaldo

Lektionssaldo migreras och görs om till ett så kallade paket. Alla lektionssaldotyper skapas upp som artiklar i Optima.

Saldo

Hela lektionssaldo migreras in i Optima som paket, för varje lektionssaldotyp skapas en artikel i Optima.

Lektionssaldo som är i decimaler migreras också in i Optima som paket, men kan inte användas i systemet utan måste krediteras och göras om till elevsaldo.

Bokningar:

Om en bokning är kopplad till en lektionssaldotyp kommer den bokningen att matcha paketartikeln.

Om en bokning inte har någon koppling till en lektionssaldotyp kopplas den till de standardartiklar som definierats av STR.

Bokningar som har en koppling till en lektionssaldotyp som har värde med decimal kommer                     inte att kopplas till respektive paketartikel utan måste hanteras av skolan manuellt.

Utbildningskort

Inga tidigare kommentarer migreras. Däremot markeras alla godkända moment som gröna. OBS! I Optima är undervisningsplanen i standardformat det innebär att om ni flyttat moment eller delmoment i aSTRa WEB så är dessa nu tillbakaflyttade och eventuellt godkända moment/delmoment finns på ursprungsplatsen.

Ett undantag är mopedutbildningarna där eventuellt godkända moment inte kommer att migreras då undervisningsplanen är helt omgjord och inte kan matchas mot de gamla utbildningarna.

Bokningar

Alla framtida bokningar migreras. Det innebär att alla tider som har en eller flera elever bokade migreras.

Bokningar med antal platser=1 i aSTRa WEB migreras in som körlektioner och de som har antal platser >1 som kurser.

Migrerade bokningar ser lite annorlunda ut än bokningar som ni kommer at boka direkt i systemet. Det beror på att vi har använt lektionssaldo som utgångspunkt för artiklarna så att ni kan använda eventuella lektionssaldo. Även ca 10st standardartiklar har vid behov använts för att kunna lägga upp dem. Standardartiklarna används i de fall då det inte finns någon inställning i fältet Lektionssaldotyp på de artiklarna som använts i en bokning.

Alla bokningar i Optima har de namnet som artikeln har och för att ni ska veta vad det är för bokning som migrerats så finns aSTRa WEB namnet på bokningen och på den inbokade artikeln inlagd i kommentarsfältet på bokningen. Även priset från aSTRa WEB är inlagt på denna bokning. Priset på alla nya artiklar är 0 kr och därför finns det en liten varningsruta från Optima, den rutan ska man inte klicka på.

Resurser finns inte inlagt på migrerade bokningar eftersom vi inte vet vilken resurs som ska in var. För att dubbelbokningar inte ska ske när ni börjar boka in tider i Optima är det viktigt att lägga in rätt resurs på respektive bokning.

Obokade tider flyttas inte in i Optima med undantag för de som är Introduktionskurser, Riskutbildning 1 eller Riskutbildning 2. Dvs de som i aSTRa WEB har dessa inställningar i rutan för Utbildning. Introduktionskurser och Riskutbilningar migreras även om det inte finns någon elev bokad på dem 25 veckor fram i tiden.

Ej bokningsbara tider (25 veckor framåt) migreras också, här krävs att tiden har en lärare/personal inlagd på sig för att tiden ska kunna migreras. Tider som saknar det kommer inte med. 

Användare

All aktiv personal migreras från aSTRa WEB och blir användare i Optima. Om en personal har administratörsrättigheter i aSTRa WEB så får de även det i Optima.

Personal med inställningen Bokningsbar får rollen Lärare i Optima. Övrig personal får rollen Bas.

Resurser

Resurser migreras men läggs inte in på befintliga bokningar utan det måste göras manuellt efter migreringen. Anledningen till det är att i Optima är varje resurs en egen entitet så vi vet inte vilken som ska in på vilken bokning.

Företag

De företag som är registrerade i aSTRa WEB flyttas över till Optima, tänk på att sådant som kontaktpersoner och referenser inte flyttas med utan måste läggas in manuellt i standardavtalet på respektive företag eller på ett nyskapat avtal.