Innan migreringen kan du som trafikutbildare förbereda en del saker så att flytten från aSTRa WEB till Optima blir så smidig som möjlig. Det rör sig både om rensning och struktur av data i aSTRa WEB och utbildning av personal. Följ bara stegen i checklistan nedan.
|
I aSTRa WEB |
|
|
Kontrollera så att det endast är aktiv personal som är aktiva i aSTRa WEB. |
|
| Kontrollera så att all aktiv personal har personnummer, e-post och mobilnummer inlagt. Viktigt att tänka på är att att mobilnumret måste ligga i den avsedda rutan för att det ska flyttas med, dvs i rutan för mobilnummer.
|
Läs hjälpartikel |
| Kontrollera så att endast aktuella resurser är aktiva. | |
| Se över dina elever och arkivera de som inte är aktiva. | |
|
Gällande fakturering, tänk på att utestående fakturor inte kommer att flyttas till Optima. Gällande fakturor så finns två val:
|
|
| Se över fakturor som inte är färdighanterade hos Billecta. Utestående fakturor kommer efter flytt att behöva hanteras manuellt. Eleven kommer att ha minus i sitt saldo och när fakturan blir betald måste det läggas in manuellt. | |
| Om du i dagsläget inte har aktiverat fakturering via Billecta kan du med fördel göra det redan nu i aSTRa WEB. Du betalar inget förrän du skickar din första faktura i Optima. | Läs hjälpartikel |
| Använder du idag decimaler i ditt lektionssaldo? I Optima är det inte möjligt, så fundera över hur du kan lösa det för ditt företag. | |
| Ta ut de ekonomiska rapporter du behöver från aSTRa WEB innan du blir av med din tillgång till systemet. | |
| Om du inte använt kassan i aSTRa WEB, kontrollera i det demo-Optima som ni får så att elevernas saldo ser korrekta ut och fortfarande ser korrekt ut efter genomförd körlektion. |
| Avtal och andra tilläggstjänster | |
| E-handel: förbered hemsidan för den nya e-handeln och nedstängning av den gamla e-handelssidan. | Läs mer om Optima E-handel |
|
Swish Handel: om du inte redan har ett sådant avtal rekommenderar vi att du tecknar ett sådan. Det kan i Optima användas både för inbetalningar på Nya Elevcentralen, men också för Swish-fakturor.
Både för de med befintliga avtal och för nytecknade måste du ange teknisk leverantör: |
Du tecknar avtal för Swish Handel med din bank. Här kan du läsa mer om Swish Handel |
| Har du bokat tid på en trafikövningsplats direkt i aSTRa WEB måste du kontakta den trafikövningsplats du är kopplad till och be om att få en inloggning till Boka Risk så att du kan fortsätt boka riskutbilningar till dess att även trafikövningsplatsen är flyttad till Optima. | |
| Befintliga avtal för Billecta (fakturering) och Nets (e-handel) kommer att följa med till Optima. | Läs hjälpartikel |
| Efter migreringen behöver du inte längre ditt avtal med CreditSafe, så det måste du säga upp. | Läs hjälpartikel |
| Utbildning (varje medarbetare får tillgång till utbildningen ca 2 veckor innan det datum då migreringen äger rum). | |
| Alla personal som ska använda systemet genomgår utbildningen (varje medarbetare får tillgång till utbildningen ca 2 veckor innan det datum då migreringen äger rum). | Gå till utbildningen inne i STR Möts och Lär |
| Test i Optima-demomiljö (varje utbildningsföretag får tillgång till utbildningen och demo-miljön ca 2 veckor innan det datum då migreringen äger rum). | |
| Ta del av materialet gällande appen Körkortsboken. |
| I aSTRa WEB på migreringsdagen, senast kl 19 | |
| Stäng ner din e-handel på din hemsida. | |
| Debitera alla bokningar, som sker innan migreringstiden, i kassan. | |
| Avsluta kassan, dvs skapa en Z-rapport och genomför därefter inga fler transaktioner. |
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.